Google Keep pomaga sprawniej organizować nasze wirtualne informacje. Łatwiej też dzielić się wiedzą z innymi. Jak korzystać z Google Keep? Oto kilka wskazówek:
1. Nagraj notatkę głosową
Kiedy jesteśmy w drodze i nie ma czasu by usiąść, wyjąć notes lub notować bezpośrednio na smartfonie, wygodnie nagrać nasze pomysły za pomocą notatki głosowej. Google Keep daje taką możliwość, wszystkim tym, którzy posiadają urządzenia z Androidem lub iOS. Jak to zrobić? Otwórz apkę mobilną, kliknij na ikonę mikrofonu znajdującą się na na dole, po prawej stronie wyświetlacza i włącz nagrywanie.
Kiedy skończysz mówić, nagrywanie się automatycznie wyłączy, i pokaże się okienko z tekstem nagranej wiadomości oraz sam plik dźwiękowy.
Kliknij na „tytuł” u góry nagrania i nadaj nazwę notatce. Nagranie jest automatycznie synchronizowane z aplikacją internetową, więc masz do niej dostęp również na swoim komputerze.
2. Przechowuj notatki ze zdjęć
Przy pomocy funkcji rozpoznawania znaków optycznych, jest możliwe zapisywanie w telefonie tekstu ze zdjęć notatek lub zdjęć tablicy z informacjami, ponieważ tekst przetwarzany jest z obrazu. Wystarczy zrobić zdjęcie i zachować notatkę.
3. Twórz rysunki i wyszukuj odręczne notatki
Jeśli lubisz rysować – twórz rysunki w Keep. Wybierz ikonę pióra na dole wyświetlacza. Pojawi się wtedy klika opcji m.in. różne kolory i odcienie. Gdy ukończysz rysunek, możesz od razu podzielić się nim z innymi.
W razie potrzeby jest możliwość do powrócenia do odręcznych notatek później, albo wyszukanie obrazów za pomocą użytych w nich słów. Masz pewność, że to co zapisujesz nigdzie nie zginie, i w łatwy sposób to odnajdziesz wpisując dane słowo w opcje wyszukiwania.
4. Przenieś notatki do Dokumentów Google
Dla wygody przeciągnij notatki z Keep wprost do Dokumentów Google, jeśli takiej opcji akurat potrzebujesz. Będąc w Dokumentach kliknij „Narzędzia” na pasku menu, a następnie „Zachowaj notatnik”. Pasek boczny wyświetli wtedy wszystkie opcje notatek. Przewiń listę, lub skorzystaj z paska wyszukiwania aby przejść w prawo do notatki, której szukasz. Po jej znalezieniu przeciągnij ją i upuść w Dokumentach Google.
Będąc w aplikacji Keep, wybierz notatkę, którą chcesz wysłać, kliknij menu z trzema kropkami i kliknij „Kopiuj do Google Doc”.
Opcjonalnie, da się też tworzyć notatki w Notatniku Keep podczas przeglądania dokumentu. Plusem jest to, że podczas tworzenia notatki w Dokumentach, Keep tworzy wsteczny kod źródłowy – dzięki temu można uzyskać dostęp do notatki w Keep, i link z powrotem do dokumentu źródłowego, w którym została utworzona notatka.
5.Użyj rozszerzenia Chrome
Sporządzaj notatki podczas przeglądania sieci, pobierając rozszerzenie Chrome. To rozszerzenie zapisuje adres URL witryny podczas tworzenia notatki.
6. Wyślij notatki z Google Keep do innych aplikacji, których używasz
Podczas pracy ze swoim zespołem możesz zapisywać treści wiadomości z innych aplikacji, lub mediów społecznościowych w aplikacji Keep, do wykorzystania później. Albo na odwrót – za pomocą Keep twórz emaile i posty w social mediach, kiedy jesteś np. w podróży.
Kliknij trzy kropki w prawym dolnym rogu aplikacji, wybierz „Wyślij” i wybierz aplikację do której chcesz udostępnić treść z Keep.
7. Dodaj kolor do notatek by szybciej je znaleźć
Z menu na dole wybierz kolor, który Ci odpowiada by szybko rozpoznać notatkę. Do wyboru jest oznaczanie kolorem zadania lub terminu. Jeśli pracujesz na komputerze, możesz używać kart kategorii do rozszerzenia Google Keep w Chrome, po to by przypisywać nazwy kolorów wg kategorii.
Dobrym pomysłem jest również dodanie etykiet do notatek. Innym sposób na zlokalizowanie informacji w Google Keep to dodawanie etykiet za pomocą #hashtagów. Podczas tworzenia notatki, gdy wpiszesz „#nazwa etykiety” Keep pokaże Ci, czy ta nazwa jest wolna, czy już nazwałeś wcześniej tak którąś ze swoich notatek. Wtedy naturalnie musisz wymyślić inny tytuł.
8. Ustaw przypomnienia dla siebie
Wybierz notatkę i kliknij ikonę palca w prawym, górnym rogu ekranu. Okienko które się wtedy pojawi, pokaże opcje ustawienia przypomnień. Alert przypomnienia jest zsynchronizowany z innymi narzędziami Google, takimi jak Kalendarz, Chrome, lub urządzenie z Androidem. Masz wtedy pewność, że na pewno nie zapomnisz 🙂
Jeśli chcesz, być powiadamiany za pomocą Kalendarza, upewnij się, że masz w tej aplikacji włączone przypomnienia.
Więcej informacji, jak korzystać z Google Keep w pracy znajdziesz na stronie G Suite.